Comment choisir un destructeur de documents conforme au RGPD ?
La protection des données est un enjeu majeur pour les entreprises, en particulier depuis l’entrée en
vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Afin de garantir la
confidentialité des informations sensibles, il est essentiel d’adopter un destructeur de documents
adapté aux exigences légales. Voici les critères clés pour bien choisir votre destructeur de documents
RGPD-compliant.
1. Pourquoi utiliser un destructeur de documents conforme au RGPD ?
Le RGPD impose aux entreprises de protéger les données personnelles qu’elles traitent. L’un des
aspects fondamentaux de cette protection est la destruction sécurisée des documents contenant des
informations confidentielles. Un destructeur de documents adapté permet d’éviter les risques de fuite
de données et les sanctions financières en cas de non-conformité.
De nombreuses entreprises sous-estiment l’importance d’une destruction efficace des documents
papier, pensant que le numérique est la principale source de risque. Or, des documents imprimés mal
détruits peuvent exposer des informations sensibles comme des coordonnées bancaires, des contrats
ou des données clients. La conformité au RGPD exige donc une destruction irréversible de ces
documents.
📌 Pour en savoir plus sur les obligations du RGPD, consultez le site officiel de la CNIL : CNIL – Règlement Général sur la Protection des Données
2. Les niveaux de sécurité à respecter
Les destructeurs de documents sont classés selon la norme DIN 66399, qui définit plusieurs niveaux
de sécurité en fonction du type de documents à détruire :
- P-1 à P-2 : Niveau basique pour des documents généraux.
- P-3 : Protection accrue pour les documents confidentiels.
- P-4 à P-5 : Niveau élevé pour les documents sensibles (recommandé pour le RGPD).
- P-6 à P-7 : Protection maximale pour les données ultra-confidentielles.
Pour une conformité RGPD, il est recommandé d’opter pour un destructeur de documents d’au moins
niveau P-4, garantissant une découpe en particules et non en bandes. Un destructeur P-5 ou plus
est conseillé pour les entreprises manipulant des informations financières, des données médicales ou
des documents légaux.
📌 Consultez la norme complète DIN 66399 ici : Norme DIN 66399
3. Les types de coupe : bande, croisée ou micro-coupe ?
- Coupe en bande (Strip Cut – SC) : Large bandelettes, niveau de sécurité faible.
- Coupe croisée (Cross Cut – CC) : Découpe en petits morceaux, sécurité renforcée.
- Micro-coupe (Micro Cut – MC) : Très fines particules, idéal pour les documents ultra-
sensibles.
Un destructeur de documents à coupe croisée ou micro-coupe est fortement recommandé pour
assurer la destruction irréversible des données. La micro-coupe est particulièrement adaptée aux
entreprises manipulant des informations stratégiques et sensibles.
4. La capacité et le volume de destruction
Le choix du destructeur dépend du volume de documents à traiter :
- Usage occasionnel : Modèles compacts pour quelques feuilles par jour.
- Usage régulier : Machines intermédiaires pouvant traiter plusieurs dizaines de feuilles à la
fois. - Usage intensif : Destructeurs professionnels à haute capacité avec bac de grande
contenance.
5. Les fonctionnalités supplémentaires
Certains destructeurs de documents intègrent des options pratiques pour optimiser leur efficacité :
- Destruction des agrafes et trombones
- Bac de récupération grande capacité
- Mode silencieux pour un environnement de travail calme
- Système anti-bourrage pour une utilisation fluide
- Destruction des supports numériques (CD, cartes bancaires, etc.)
- Détection automatique de surcharge pour éviter les pannes
Un modèle avec fonction d’économie d’énergie est également intéressant pour les entreprises
soucieuses de leur impact écologique.
6. Quelles obligations légales pour la destruction de documents ?
Selon le RGPD, la destruction des documents contenant des données personnelles doit être effectuée
de manière sécurisée afin de garantir qu’aucune information ne puisse être reconstituée. Cela
concerne notamment :
- Les données clients (adresses, numéros de téléphone, factures…)
- Les informations RH (contrats, bulletins de salaire…)
- Les documents comptables et juridiques
Les entreprises doivent mettre en place une politique interne de gestion et de destruction des
documents, précisant la durée de conservation et les procédures de destruction.
📌 Guide officiel sur la gestion des documents et le RGPD : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F10029
7. Les marques et modèles recommandés
Il existe un large choix de destructeurs sur le marché.
Cependant, si la sécurité et la conformité RGPD est votre priorité, HSM est le spécialiste de la des
solutions de destruction hautement sécurisées.
Autres marques connues proposent également des gammes larges et variées : Fellowes, Rexel… etc.
Le choix du modèle dépendra de vos besoins spécifiques en matière de sécurité et de volume de
destruction.
8. Foire aux questions (FAQ)
Quelle est la différence entre un destructeur personnel et professionnel ? Un destructeur
personnel est conçu pour un usage limité à domicile ou dans un petit bureau, tandis qu’un modèle
professionnel offre une capacité plus élevée et une sécurité renforcée.
Comment entretenir un destructeur de documents ? Il est recommandé de lubrifier régulièrement
les lames avec une huile spéciale et de vider fréquemment le bac de récupération pour éviter tout
bourrage.
Que faire en cas de bourrage papier ? Certains modèles disposent d’un système anti-bourrage
automatique. Si ce n’est pas le cas, retirez délicatement le papier coincé et évitez de surcharger
l’appareil.
Conclusion
Investir dans un destructeur de documents conforme au RGPD est une nécessité pour toute
entreprise manipulant des données personnelles. En tenant compte des niveaux de sécurité, du
type de coupe et des fonctionnalités adaptées, vous garantirez la destruction efficace et sécurisée
des documents confidentiels.
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