Des idées pour organiser efficacement son archivage de fin d’année🗄️
L’archivage de fin d’année est une tâche importante pour les entreprises. Que vous optiez pour des solutions physiques ou dématérialisées, voici quelques idées simples pour vous faciliter l’archivage au bureau.
On le sait tous, il est essentiel de conserver les documents importants pour se conformer aux obligations légales et réglementaires. Les documents doivent être conservés pendant une durée minimale, qui varie selon la nature des papiers et les obligations légales .
Cependant, la conservation des documents est également importante pour la gestion quotidienne d’une entreprise.
Voici quelques conseils pour un archivage de fin d’année efficace dans votre entreprise :
- Planifiez à l’avance : il est important de planifier l’archivage de fin d’année à l’avance pour éviter toute confusion ou perte de documents importants. Vous pouvez créer un calendrier d’archivage pour vous aider à suivre les délais de conservation des documents.
- Soyez organisé : Il est important d’organiser vos documents avant de les archiver. Des solutions existent, et elles s’adaptent à vos besoins de consultation :
Vous pouvez utiliser des classeurs à anneaux ou des classeurs à levier, combinés avec des intercalaires, vos documents seront organisés dans un ordre précis, avec un faible risque de perte. Il convient à des archives récentes, avec une consultation ponctuelle.
En revanche, rien ne peut remplacer les boîtes d’archives pour la conservation de longue durée de documents à faible consultation, mais qu’il est nécessaire de conserver pour des raisons légales, par exemple.
Dans les deux cas, choisissez la capacité la plus adaptée au volume de documents à classer.
- Et la numérisation ?
La numérisation peut vous aider à économiser de l’espace et à faciliter la recherche de documents importants.
Les copies numériques doivent respecter plusieurs normes pour être considérées comme des copies fidèles et fiables des documents papier.
Les documents originaux en papier doivent être conservés tant qu’ils sont nécessaires, car ils font foi en cas de litige.
Pour la numérisation vous pouvez utiliser un scanner et pour les stocker il existe des solutions tels que les disques durs, voire le cloud.
- Attention à la sécurité !Il est important de protéger vos archives contre les dommages physiques et les cyberattaques.
Pour protéger vos archives papier, vous pouvez les stocker dans un endroit sûr, comme des armoires sécurisées, des coffres-forts ou une salle des archives, dont la température ambiante doit être constante entre 16°C et 20°C et dont le taux d’humidité ne doit pas dépasser pas les 55%. Les archives doivent être protégées contre les incendies et autres risques d’infiltration, d’inondation et d’expositions prolongées à la lumière.
Pour protéger les archives numériques, plusieurs options sont possibles :
- Archivage physique: Cette solution consiste à stocker les archives sur des supports physiques tels que des disques durs externes, des CD ou des DVD. Cependant, ces supports peuvent être endommagés ou perdus, ce qui peut entraîner la perte de données importantes.
- Archivage numérique : Cette solution consiste à stocker les archives sur des serveurs distants ou dans le cloud. Les archives sont protégées par des mesures de sécurité telles que le chiffrement et l’authentification. Cependant, cette solution peut être coûteuse et nécessite une maintenance régulière.
- Archivage hybride: Cette solution combine l’archivage physique et numérique. Les archives sont stockées à la fois sur des supports physiques et dans le cloud. Cette solution offre une protection supplémentaire contre la perte de données.
- Détruisez les documents inutiles : Il est important de détruire les documents inutiles pour éviter toute confusion ou perte de documents importants.Pour les documents numériques, utilisez un logiciel de destruction de données pour supprimer les fichiers numériques.
Pour vos documents papier, vous pouvez utiliser une déchiqueteuse à papier.
ll existe plusieurs types de destructeurs de documents papier, chacun ayant ses propres caractéristiques. Voici quelques types courants de destructeurs de documents :- Destructeurs personnels :Ces destructeurs sont conçus pour une utilisation personnelle et peuvent détruire jusqu’à 100 feuilles par jour. Ils sont généralement équipés d’une coupe droite et sont adaptés pour détruire des documents tels que des factures, des relevés bancaires et des reçus.
- Destructeurs de bureau : Ces destructeurs sont conçus pour une utilisation dans les bureaux et peuvent détruire jusqu’à 500 feuilles par jour. Ils sont équipés d’une coupe droite ou croisée et peuvent détruire des documents tels que des contrats, des rapports financiers et des dossiers clients.
- Destructeurs industriels :Ces destructeurs sont conçus pour une utilisation dans les grandes entreprises et peuvent détruire jusqu’à 2 000 feuilles par jour. Ils sont équipés d’une coupe croisée et peuvent détruire des documents tels que des archives, des plans et des dessins techniques.
